Page 158 - XL Axiata Integrated Anual Report 2020

156
Laporan Tahunan Terintegrasi 2020
Tugas dan Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Tahun 2020 Tanggung Jawab
Manajemen Benturan Kepentingan
dan Pencegahan Transaksi Orang Dalam.
e. Mempersiapkan media konferensi untuk pelaksanaan Rapat secala elektronik.
f. Meyediakan akses Rapat untuk dapat dihadiri secara elektronik oleh Pemegang Saham dan/
atau Kuasa Pemegang Saham, anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, dan anggota
Komite di bawah Dewan Komisaris.
g. Berkoordinasi dengan Notaris dan Biro Administrasi Efek sebagai pihak independen yang di
tunjuk untuk membantu terlaksananya Rapat berdasarkan peraturan yang berlaku.
h. Berkoordinasi dengan KSEI dalam proses pelaksanaan e-RUPS melalui sistem eASY.KSEI
milik KSEI.
i. Memperbarui seluruh materi-materi Rapat dari sejak Pengumuman hingga Risalah
Rapat pada laman situs web XL Axiata, guna dapat diakses oleh publik dan pemangku
kepentingan.
j. Menyediakan rekam pelaksanaan e-RUPS kepada Notaris dan publik.
Sekretaris Perusahaan membantu dan memonitor semaksimal mungkin terjaganya independensi atas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh Organ atau Komite XL Axiata. Sebagaimana diatur dalam Undang Undang Perseroan Terbatas dan Anggaran Dasar XL Axiata, pihak yang memiliki benturan kepentingan wajib memberikan pernyataan dan tidak dapat
turut serta dalam diskusi dan/atau pengambilan keputusan. Sekretaris Perusahaan menjaga agar proses tersebut berjalan dengan baik dalam setiap hal-hal yang diajukan ke rapat Direksi, Dewan Komisaris dan/atau Komite XL Axiata. Proses ini juga terdokumentasi dengan baik dalam minuta-minuta rapat apabila terjadi kondisi benturan kepentingan salah satu pihak.
Selain itu, untuk mencegah adanya benturan kepentingan Sekretaris Perusahaan secara berkala mendokumentasikan Surat Pernyataan kepemilikan saham Perseroan dan diluar Peseroan oleh Direksi dan Dewan Komisaris berikut keluarganya (“Surat Pernyataan Kepemilikan Saham”) serta Surat Pernyataan Jabatan Rangkap oleh Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan (“Surat Pernyataan Jabatan Rangkap”). Sekretaris Perusahaan juga berperan dalam membantu pencegahan Transaksi Orang Dalam (Insider Trading) melalui pengumuman internal terkait pelaksanaan periode Blackout yang melarang karyawan Perseroan untuk melakukan jual beli saham Perseroan pada periode tertentu antara lain sebelum rilis Laporan Keuangan kepada publik atau sebelum pengumuman kepada publik atas aksi korporasi yang dijalankan Perseroan yang dapat mempengaruhi keputusan pemegang saham.
Pada tahun 2020, Sekretaris Perusahaan telah mendokumentasikan Surat Pernyataan Kepemilikan Saham dan Surat Pernyataan Jabatan Rangkap yang dibuat oleh masing-masing anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan pada bulan Juni dan Desember.
Sekretaris Perusahaan memastikan bahwa tidak adanya pelanggaran terhadap Peraturan Pasar Modal yang berlaku di Indonesia. Pada tahun 2020, tidak ada sanksi denda maupun sanksi administratif terhadap pelanggaran atau bentuk ketidakpatuhan atas peraturan terkait Pasar Modal.
Pada tahun 2020, Sekretaris Perusahaan telah melaksanakan peran aktif dalam membantu pelaksanaan Aksi Korporasi XL Axiata termasuk untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan Pasar Modal yang berlaku, antara lain:
• Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan pelaksanaan Rapat Umum
Pemegang Saham Luar Biasa, yang keduanya dilakukan secara elektronik;
• Pembagian Dividen untuk periode tahun buku 2019
• Pelaksanaan lelang tertutup terkait rencana penjualan menara telekomunikasi milik XL
Axiata;
• Pelepasan/penjualan saham dari usaha patungan perseroan dengan mitra ventura bersama
PT Princeton Digital Group Data Centres;
• Pelaksanaan Pembelian Kembali Saham milik XL Axiata (Buyback) sehubungan dengan
kondisi pasar modal dan harga saham yang mengalami tekanan yang signifikan;
• Pencatatan saham tambahan terkait adanya Program Insentif Jangka Panjang 2016-2020
Grant Cycle II PT XL Axiata Tbk.
Record Management System (RMS) merupakan suatu fungsi yang dipimpin oleh Sekretaris Perusahaan yang bertanggung jawab dalam menangani penyimpanan semua dokumen penting perusahaan.
Pada tahun 2020, Tim RMS telah melaksanakan sosialisasi secara rutin terkait panduan dokumentasi guna persamaan standar proses penyimpanan semua dokumen penting perusahaan. Hal ini merupakan salah satu kinerja tim RMS dalam mendukung konsep clean desk dan digital office support sebagai bagian dari agenda Transformasi XL Axiata.
Selain itu, RMS juga turut serta dalam pelaksanaan sertifikasi ISO 27001 yaitu penerapan standar sistem manajemen internasional untuk keamanan informasi. Hal ini dilakukan untuk membantu organisasi mengikuti praktik terbaik agar data/informasi yang disimpan di RMS tetap aman, memiliki kontrol dan prosedur yang standar.
TATA KELOLA PERUSAHAAN
Pemenuhan Peraturan Pasar Modal
Aksi Korporasi
Pengelolaan Dokumen Perseroan
PT. XL AXIATA TBK
TRANSFORM FASTER TO EMERGE STRONGER – GIVING BACK TO THE NATION