Page 157 - XL Axiata Integrated Anual Report 2020

Laporan Tahunan Terintegrasi 2020 155
PELAKSANAAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Tugas dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan XL telah sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik sebagaimana dituangkan dalam Piagam Sekretaris Perusahaan yang telah disetujui oleh Direksi XL pada tanggal 16 Agustus 2016.
Tugas dan Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Tahun 2020 Tanggung Jawab
Manajemen Rapat Direksi, Dewan Komisaris dan Komite Perseroan
a. Pada akhir tahun 2019, Sekretaris Perusahaan telah menentukan jadwal rapat dan Agenda Rutin Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Gabungan Dewan Komisaris dan Direksi untuk tahun buku 2020 berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar.
b. Menyelenggarakan rapat mingguan Direksi dan rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris diluar jadwal rapat rutin tersebut.
c. Membantu dalam penyelenggaraan rapat rutin masing-masing Komite dibawah Dewan Komisaris.
d. Melakukan proses administrasi termasuk pembaharuan data pada aplikasi Diligent Board yang digunakan oleh masing-masing anggota Dewan Komisaris, Direksi maupun Komite dalam hal:
• mengakses undangan dan lokasi Rapat;
• mengakses dan mempelajari bahan Rapat;
• mengevaluasi rancangan risalah hasil Rapat;
• memberikan tinjauan secara digital;
• memberikan keputusan secara sirkular dengan membubuhkan tandatangan digital; • melakukan voting secara digital; dan
• mengakses fasilitas messanger di dalam aplikasi.
e. Membuat dan mendokumentasikan risalah masing-masing rapat tersebut.
f. Mendistribusikan penggalan keputusan-keputusan penting yang diambil selama/dalam rapat
kepada para lini bisnis yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
Pada akhir tahun 2020, telah terlaksana sebanyak:
a. 14 (empat belas) kali Rapat Dewan Komisaris diantaranya:
• 2 (dua) kali Rapat Dewan Komisaris,
• 8 (delapan) kali Rapat Spesial Dewan Komisaris, dan
• 4 (empat) kali Rapat Gabungan Dewan Komisaris dan Direksi.
b. 63 (enam puluh tiga) kali Rapat Direksi yang 11 (sebelas) kali diantaranya merupakan Rapat Spesial Direksi;
c. 4 (empat) kali Rapat Komite Nominasi & Remunerasi;
d. 7 (tujuh) Keputusan Dewan Komisaris yang dilakukan via Sirkular; dan
e. 9 (sembilan) Keputusan Direksi yang dilakukan via Sirkular.
Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan RUPS Perseroan pada tahun 2020 yang diadakan sebanyak 2 (dua) kali yaitu RUPS Tahunan yaitu pada tanggal 18 Mei 2020 dan RUPS Luar Biasa yaitu pada tanggal 27 Oktober 2020, yang keduanya dilaksanakan secara elektronik (e-RUPS) sesuai dengan ketentuan POJK No 15/POJK.04/2020 tentang Rencana Dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka dan
POJK No. 16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik.
Sekretaris Perusahaan merupakan sekretaris perusahaan publik pertama di Indonesia yang melaksanakan RUPS secara elektronik (e-RUPS), dan juga menjadi benchmark bagi perusahaan publik lainnya, bahkan inovasi e-RUPS ini telah mendapatkan pengakuan dan penghargaan dari institusi pasar modal (IDX Channel) dalam ajang IDX Channel Anugerah Inovasi Indonesia untuk kategori Keberlanjutan – Tata Kelola Perusahaan yang Baik.
Tanggung jawab Sekretaris Perusahaan dalam pelaksanaan e-RUPS mencakup antara lain:
a. Pemenuhan kewajiban pelaporan Pemberitahuan rencana e-RUPS kepada Otoritas Jasa Keuangan, termasuk pelaporan atas Pengumuman, Pemanggilan, Ringkasan Risalah, dan
Risalah Rapat kepada Otoritas Jasa Keuangan, Bursa Efek Indonesia, serta pengumuman kepada Pemegang Saham dan/atau Publik sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam POJK No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka juncto POJK No. 16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik.
b. Mempersiapkan sistem registrasi online e-RUPS untuk pemegang saham;
c. Mempersiapkan dan memastikan ketersediaan materi Rapat untuk kepentingan Pemegang Saham, melalui QR Code pada saat registrasi secara elektronik termasuk menyediakannya
dilaman situs web XL Axiata.
d. Mempersiapkan ketersediaan sistem pemungutan suara elekronik (e-Voting), termasuk
penyampaian akses e-Voting kepada para pemegang saham yang telah melakukan registrasi online untuk hadir dalam e-RUPS.
Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham secara Elektronik (e-RUPS)
TRANSFORM FASTER TO EMERGE STRONGER – GIVING BACK TO THE NATION PT. XL AXIATA TBK